System DMS podzielony jest na 3 podstawowe obszary – przypominające strukturę katalogów oraz plików na dysku komputera.

Katalog
Katalog jest podstawową jednostką do przetrzymywania danych. W jego skład może wchodzić dowolna ilość dokumentów. Do każdego katalogu możemy określać odpowiednie uprawnienia (dostęp, zapis,edycja,usuwanie).

Dokument
Dokumenty wchodzą w skład katalogu. W dokumencie umieszczamy podstawowe informacje o jego cechach. Możemy określić jego typ (faktura,umowa itp…) wskazać datę oraz przypisać do danego kontrahenta. Dla każdego dokumentu mamy możliwość wskazania tagów, dzięki którym łatwo i szybko możemy przyśpieszyć wyszukiwanie w bazie danych. Do dokumentów też przypinamy pliki, które są fizycznymi plikami z dysku twardego. Dodatkowo możemy nadawać określone uprawnienia (dostęp, edycja, usuwanie).

Plik
Pliki są wczytywane z komputerów pracowników i ładowane do systemu DMS. Do każdego dokumentu możemy dodawać dowolną ilość plików.

Istnieje możliwość tworzenia dowolnych definicji dokumentów oraz określania pozycji, które dany dokument będzie posiadał. Pozycje uzupełniane są w momencie tworzenia dokumentu jak i jego opisywaniu.

Do każdego obiektu (Katalog,Dokument) mamy możliwość nadawania specyficznych uprawnień np. zapis, edycja, usuwanie.

Aby dodawać dokumenty do systemu mamy do dyspozycji wiele kanałów przesyłu danych. Podstawowym kanałem jest przeglądarka internetowa. Tworząc dokument w archiwum możemy wgrywać pliki bezpośrednio z formularza. Drugim kanałem dostępu jest skrzynka e-mail. Istnieje możliwość skonfigurowania systemu, aby odbierał pocztę z zdefiniowanej skrzynki oraz umieszczał w odpowiednim katalogu.

Do każdego dokumentu użytkownik może przypisać kilka informacji które określać będą typ dokumentu oraz od kogo ten dokument pochodzi.

Dla każdego użytkownika w systemie istnieje możliwość przydzielania przestrzeni dyskowej. Podczas dodawania dokumentu system sprawdza czy dany pracownik posiada wolne miejsce w archiwum.